Den Zeitdieben auf der Spur

In unserem letzten Blog „6 Typische Fehler im Kundenkontakt“ haben wir Ihnen bereits vermeidbare Fehler aufgelistet. Doch was ist eigentlich mit diesen unberechenbaren Zeitdieben? Sind wir doch mal ganz ehrlich, jeder kennt sie.

Sie sitzen gerade an einem wichtigen großen Projekt was unbedingt bis nächste Woche fertig geplant werden muss. Das Telefon klingelt und Ihr Kollege fragt Sie, ob Sie gemeinsam die Mittagspause verbringen möchten.  Und da haben wir ihn, den Zeitdieb. Das Telefonat kostet Sie Zeit und anschließend müssen Sie sich wieder mühsam in Ihre Projektplanung rein denken.

Aber was sind Zeitdiebe und wie können Sie diese umgehen? 

Zeitdieb 1: Das Telefon

Egal ob Handy oder Geschäftstelefon, es gibt Tage an denen es ununterbrochen klingelt.

Verschaffen Sie sich Ruhe, damit Ihre Arbeit nicht auf der Strecke bleibt. 

  • Wollen Sie ungestört arbeiten, so schalten Sie Ihr Telefon auf lautlos. Richten sie vorher Ihre Mailbox ein, damit sie trotzdem erfahren, was Ihr Kontakt im Telefonat mit Ihnen besprechen wollte.
  • Richten Sie eine Rufumleitung ein, damit Sie weiterhin störungsfrei arbeiten können. 
  • Sie beschäftigen eine Sekretärin? Nutzen Sie diese, um Telefonate gezielt zu filtern. Sprechen Sie mit Ihrer Sekretärin ab, wen sie wann an Sie durchstellen darf.

 

 Zeitdieb 2: Unordnung auf dem Schreibtisch 

Auf der linken Seite eine Skizze, auf der rechten Seite Briefing-Dokumente und vor Ihnen Mitarbeiter-Unterlagen. Das Chaos auf dem Schreibtisch ist vorprogrammiert. Um diese zu vermeiden, haben wir 3 Beispiele, wie Sie die Unordnung vermeiden können. 

  • Setzen Sie sich Wiedervorlagen und verbannen Sie Zetteleien von Ihrem Tisch.
  • Legen Sie sich ein Ablagesystem zu. So können Sie Ihre analogen Dokumente dort hinterlegen.
  • Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz jeden Tag aufgeräumt und sortiert. 

 

Zeitdieb 3: Unangekündigter Besuch

Ob Bekannte oder Kollegen, unangemeldete Besucher sind unabhängig davon, wie willkommen sie sein mögen, einer der größten Zeitdiebe. Sie werden durchschnittlich 10 Minuten für den Besucher aufbringen und dreimal so viel Zeit benötigen, um Ihre vorherige Konzentration wiederzu-erlangen. 

  • Vereinbaren Sie mit Ihrem Besuch eine für Sie passende Uhrzeit z.B „Wir treffen uns im Restaurant um 13:00 Uhr, passt Dir das?“ 
  • Bitten Sie Ihren unangekündigten Besuch, sich kurz zu fassen.
  • Fragen Sie Ihren Kollegen, ob sein Anliegen auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden kann. 

 

Zeitdieb 4: Ungenaue Aufgabenverteilung 

Viele Aufgabenverteilungen führen zu Missverständnissen die wiederum Zeit kosten, da Sie die daraus entstandenen Fehler anschließend wieder korrigieren müssen. Somit sprechen Sie übertragene Aufgaben genauestens ab. 

  • Verteilen und priorisieren Sie bereits am Vortag die Aufgaben für Ihre Mitarbeiter, jedoch spätestens zu Arbeitsbeginn.
  • Gehen Sie jede bevorstehende Erledigungen sorgfältig mit Ihrem Mitarbeiter durch.
  • Geben Sie ein Zeitpuffer vor, indem Ihre Mitarbeiter Fragen stellen können.

 

Zeitdieb 5: Meetings

Nicht jedes Meeting ist effizient. Für viele der Mitarbeiter und Kollegen sind durchschnittlich die Hälfte aller Besprechungen Zeitverschwendung. Bereiten Sie sich so vor, dass das Meeting sachlich, aber kurz abgehalten werden kann. 

  • Meetings sind wichtig. Allerdings sollten sie pünktlich beginnen und pünktlich enden. 
  • Bereiten Sie die Besprechung gut vor, indem Sie eine Agenda festlegen.
  • Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, gewisse Besprechungspunkte zu erarbeiten. 

 

Zeitdieb 6: Interne Prozesse

Hier eine Excel-Tabelle, da eine Datenbank, 20 offene Browsertabs – von Prozessen keine Spur.

Besprechen Sie mit Ihrem Team, wie Sie Ihre Prozesse am besten optimieren. Dies spart Ihnen Zeit und Nerven. 

  • Vermeiden Sie doppelte Arbeit, indem Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren.
  • Vereinfachen Sie interne Abläufe, sodass jeder Mitarbeiter in der Lage wäre diese nachzuvollziehen.
  • Automatisieren Sie wiederholende Prozesse. 

Noch ein kleiner, aber feiner Tipp am Rande: Wahrscheinlich ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass Sie in Zeiten von Corona mehr E-Mails versenden als sonst.

Legen Sie sich E-Mail-Vorlagen an, die personalisiert werden können. Somit sparen Sie ebenfalls Zeit.

Wie Sie merken, es gibt genügend Zeitdiebe und das waren noch lange nicht alle. Was sind Ihre Zeitdiebe? Schreiben Sie mir gern direkt an punktgenau@dauerkunden.de.

Machen Sie sich auf die Suche nach Ihren Zeitdieben und verbannen Sie diese 😉 

Bis bald,

Ihre Nancy Bornschein